Een CRM systeem geeft financiële informatie, klantenbeheer en is tijdbesparend

Customer Relationship Management ook wel afgekort CRM kan de organisatie informatie verschaffen over uw externe relaties. CRM software is eigenlijk niets anders dan simpele software dat contactmomenten als telefoongesprekken, e-mail verkeer en andere manieren van contact met de klant opslaat, en analyseert.

CRM is een vlotte term die, op het moment dat internet werkelijk veel gebruikt werd door bedrijven en e-mail een opmars maakte, een echte hype werd bij verschillende bedrijven. Toch is CRM niets nieuws. Vaste klantenkorting of die grote klant wat extra aandacht geven bestaat al sinds jaar en dag. Met alle nieuwe vormen van communicatie worden CRM systemen wel steeds vaker ingezet. Bijna alle grote bedrijven maken wel op een of andere vorm van klantenbeheer en hebben dus een CRM systeem.

Een CRM systeem heeft minstens drie voordelen:

• Een CRM systeem geeft u meer financiële informatie
Goede CRM systemen kunnen direct laten zien welke klanten afgelopen periode veel geld opgebracht hebben, welke klanten je iets meer aandacht kunt schenken omdat dit hier uiteindelijk toch wel terugbetaald wordt, en welke klanten eigenlijk alleen maar tijd kosten en te weinig opbrengen.

Zo weet je van elke klant precies de ROI (return on investment) en zou je kunnen berekenen met welke handelingen of producten je veel verdient, en welke je beter niet te veel tijd en geld meer aan kunt besteden. Daarnaast kun je zo precies bijhouden wat welke klanten kopen, en bijvoorbeeld na verloop van tijd een selectie maken van klanten die bepaalde informatie verschaft hebben, en deze een passende aanbieding doen over aanvullende producten of diensten.

• Een CRM systeem helpt u bij klantenbeheer
Met een goed CRM systeem hoeft je nooit meer dezelfde vraag twee keer te stellen, alle informatie van de klanten worden zorgvuldig bewaard en indien nodig geanalyseerd. Als je een vaste handeling doet, bijvoorbeeld het maken van een offerte, worden automatisch de adresgegevens toegevoegd op de offerte, de prijs wordt automatisch geplaatst, en eigenlijk kun je de CRM software vaak zo automatiseren dat een offerte plaatsen vaak nog maar 1 druk op de knop nodig is, en er een geheel gepersonifieerde offerte ontworpen is.

Daarnaast waarderen klanten persoonlijk contact. Als je nog precies weet hoe een klant enkele tijd geleden reageerde op informatie van je, weet je de volgende keer beter hoe en of je moet reageren.

• Met een CRM systeem kost de back office minder tijd
Met het versturen van een e-mail kunt je automatisch een reminder instellen, zodat je bijvoorbeeld 10 dagen na het versturen van uw offerte een reminder krijgt, en je de klant even terug kan bellen. Bedrijven lopen vaak ontzettend veel opdrachten mis door het niet correct nalopen van alle huidige taken en openstaande posten waarop nog gereageerd kan worden. Als je de CRM software zo instelt dat deze met een druk op de knop een reminder zal versturen naar uw potentiële klant kun je met enkele minuten per dag tientallen openstaande offertes bijhouden.

Verder zijn er verschillende CRM systemen verkrijgbaar welke allen weer verschillend werken en zo hun eigen voor- en nadelen hebben. Zo kan u bij het ene pakket weer zien welke verkoper de meeste omzet haalt, of welke technische helpdesk medewerker de hoogste waardering van de klanten krijgt en zo weer het bedrijf efficiënter maken. Uiteindelijk komen we dan vaak weer terug bij de bovenstaande 3 voordelen, met minder menselijke handelingen, meer return on investment halen op de huidige klanten, en potentiële klanten effectiever benaderen.